PR และ PO ช่วยให้ธุรกิจควบคุมงานจัดซื้อได้ตั้งแต่ต้นทาง ลดความสับสนระหว่างฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชี พร้อมทำให้การตรวจสอบต้นทุนเป็นระบบมากขึ้น

หลายธุรกิจเริ่มต้นการจัดซื้อจากความจำเป็นหน้างาน

ของใกล้หมด ทีมงานแจ้งในแชท

แผนกต้องการใช้อุปกรณ์ใหม่ จึงส่งข้อความบอกฝ่ายจัดซื้อ

บางครั้งผู้บริหารอนุมัติด้วยคำพูด แล้วค่อยตามเอกสารภายหลัง

วิธีเหล่านี้อาจดูสะดวกในช่วงแรก แต่เมื่อธุรกิจเริ่มมีคำสั่งซื้อมากขึ้น มีหลายแผนก หลายคลัง หรือมี Supplier หลายราย ปัญหาจะเริ่มชัดเจนขึ้น

ซื้อของซ้ำ

ซื้อของผิดสเปก

ไม่รู้ว่าใครเป็นคนขอซื้อ

ไม่รู้ว่าใครอนุมัติ

ต้นทุนจัดซื้อสูงขึ้นโดยไม่มีข้อมูลชัดเจน

เอกสารไม่ตรงกับของที่รับเข้าคลัง

บัญชีต้องเสียเวลาตรวจสอบย้อนหลัง

นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจควรเริ่มจัดการงานจัดซื้อด้วย PR และ PO อย่างเป็นระบบ

PR คืออะไร

PR ย่อมาจาก Purchase Request หรือใบขอซื้อ

PR คือเอกสารที่ใช้เริ่มต้นกระบวนการจัดซื้อจากผู้ต้องการใช้สินค้า วัตถุดิบ อะไหล่ หรือบริการ

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายคลังพบว่าสินค้าใกล้หมด

ฝ่ายผลิตต้องการวัตถุดิบเพิ่ม

ฝ่ายสำนักงานต้องการซื้ออุปกรณ์

ฝ่ายช่างต้องการอะไหล่สำหรับซ่อมบำรุง

ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะสั่งซื้อจริง ควรมีการสร้าง PR เพื่อบันทึกว่าใครต้องการซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ใช้เพื่ออะไร และต้องการเมื่อไร

PR จึงช่วยให้ธุรกิจเห็นความต้องการซื้อจากต้นทาง ไม่ใช่เริ่มจากการสั่งซื้อทันทีโดยไม่มีข้อมูลรองรับ

PO คืออะไร

PO ย่อมาจาก Purchase Order หรือใบสั่งซื้อ

PO คือเอกสารที่ธุรกิจส่งให้ Supplier เพื่อยืนยันการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ

ข้อมูลใน PO มักประกอบด้วยชื่อสินค้า จำนวน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน วันส่งมอบ และข้อมูล Supplier

ถ้า PR คือการขอซื้อจากภายในองค์กร

PO คือการสั่งซื้อจริงกับ Supplier ภายนอก

เมื่อมี PO ธุรกิจจะตรวจสอบได้ว่ามีการสั่งซื้ออะไรไปแล้ว สั่งจากใคร ราคาเท่าไร และของควรเข้าคลังเมื่อไร

ทำไม PR และ PO จึงสำคัญต่อธุรกิจ SME

ธุรกิจ SME จำนวนมากไม่ได้มีปัญหาเพราะไม่มีคนทำงาน

แต่มีปัญหาเพราะข้อมูลการทำงานไม่เป็นระบบ

งานจัดซื้อเป็นตัวอย่างที่เห็นได้ชัด

ถ้าไม่มี PR และ PO ที่เป็นระบบ ฝ่ายจัดซื้ออาจทำงานจากแชท อีเมล โทรศัพท์ หรือเอกสารกระดาษหลายชุด

เมื่อเกิดปัญหา จึงตามข้อมูลได้ยาก

ตัวอย่างเช่น ซื้อสินค้าเข้ามาแล้วไม่ตรงกับที่ฝ่ายใช้งานต้องการ

ฝ่ายจัดซื้อบอกว่าซื้อตามที่แจ้งมา

ฝ่ายใช้งานบอกว่าขอคนละรุ่น

ฝ่ายคลังรับของเข้าระบบไม่ได้ เพราะไม่มีเอกสารอ้างอิงชัดเจน

ฝ่ายบัญชีไม่แน่ใจว่าควรบันทึกค่าใช้จ่ายอย่างไร

ปัญหาเหล่านี้มักไม่ได้เกิดจากความตั้งใจผิดพลาดของทีมงาน

แต่เกิดจากกระบวนการที่ไม่มีจุดตรวจสอบตั้งแต่ต้นทาง

PR และ PO จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้การจัดซื้อมีลำดับ มีหลักฐาน และตรวจสอบย้อนหลังได้

PR ช่วยควบคุมความต้องการซื้อจากภายใน

PR ทำให้ธุรกิจเห็นว่าแต่ละแผนกต้องการซื้ออะไรบ้าง

แทนที่ฝ่ายจัดซื้อจะรับคำขอแบบกระจัดกระจาย PR ช่วยรวมความต้องการซื้อให้อยู่ในรูปแบบเดียวกัน

ผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนกสามารถตรวจสอบได้ก่อนอนุมัติ

จำเป็นต้องซื้อจริงหรือไม่

มีของเหลือในคลังหรือไม่

จำนวนที่ขอเหมาะสมหรือไม่

ควรรอรวมคำขอกับรายการอื่นหรือไม่

สิ่งนี้ช่วยลดการซื้อซ้ำ ลดการซื้อเกินจำเป็น และช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อวางแผนได้ดีขึ้น

สำหรับธุรกิจที่มีหลายแผนก PR ยังช่วยให้เห็นว่าแผนกใดมีค่าใช้จ่ายด้านจัดซื้อสูง และซื้อสินค้าอะไรบ่อยที่สุด

PO ช่วยควบคุมการสั่งซื้อกับ Supplier

เมื่อ PR ผ่านการพิจารณาแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการออก PO

PO ช่วยให้การสั่งซื้อกับ Supplier ชัดเจนขึ้น

ทั้งสองฝ่ายเห็นข้อมูลเดียวกัน

สินค้าที่สั่งคืออะไร

จำนวนเท่าไร

ราคาเท่าไร

ส่งเมื่อไร

มีเงื่อนไขใดบ้าง

เมื่อ Supplier ส่งของมา ฝ่ายคลังสามารถอ้างอิงจาก PO เพื่อรับสินค้าเข้าคลังได้

ฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบเอกสารซื้อกับใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น

หากราคาหรือจำนวนไม่ตรงกับ PO ก็สามารถตรวจพบได้เร็วขึ้น

PO จึงไม่ได้เป็นแค่เอกสารสั่งซื้อ แต่เป็นข้อมูลสำคัญที่เชื่อมระหว่างจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชี

ถ้าไม่มี PR และ PO ปัญหาอะไรอาจเกิดขึ้น

ธุรกิจที่ยังจัดซื้อแบบไม่เป็นระบบมักเจอปัญหาซ้ำ ๆ

หนึ่งคือการซื้อซ้ำหรือซื้อเกิน

เมื่อไม่มีข้อมูลกลาง ทีมงานอาจไม่รู้ว่าสินค้าบางรายการถูกสั่งซื้อไปแล้ว

สองคือการอนุมัติไม่ชัดเจน

บางรายการถูกสั่งซื้อก่อน แล้วค่อยขออนุมัติภายหลัง ทำให้ควบคุมงบประมาณได้ยาก

สามคือราคาไม่ถูกติดตาม

ถ้าไม่มีประวัติการสั่งซื้อ ธุรกิจอาจไม่เห็นว่าราคาจาก Supplier เปลี่ยนไปมากน้อยแค่ไหน

สี่คือคลังสินค้าและบัญชีทำงานต่อได้ยาก

ของมาถึงคลัง แต่ไม่มีเอกสารอ้างอิงที่ชัดเจน

บัญชีได้รับบิล แต่ไม่แน่ใจว่าเป็นรายการที่อนุมัติแล้วหรือไม่

สุดท้ายคือต้นทุนแฝงจากเวลาที่เสียไปกับการตามข้อมูล

ถึงแม้ต้นทุนนี้จะไม่ปรากฏเป็นตัวเลขทันที แต่ส่งผลต่อประสิทธิภาพของทั้งองค์กร

ERP ช่วยให้ PR และ PO ทำงานเชื่อมกันอย่างไร

เมื่อใช้ระบบ ERP งานจัดซื้อจะไม่ได้แยกอยู่เป็นเอกสารเดี่ยว ๆ

PR สามารถเชื่อมต่อไปยัง PO

PO สามารถเชื่อมต่อไปยังการรับสินค้าเข้าคลัง

ข้อมูลการรับสินค้าสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีและรายงานต้นทุน

ผู้บริหารสามารถดูสถานะการจัดซื้อได้จากข้อมูลเดียวกัน

แนวคิดสำคัญของ ERP คือการทำให้ข้อมูลจากแต่ละแผนกไหลต่อกันอย่างเป็นระบบ

ไม่ใช่ฝ่ายจัดซื้อมีไฟล์หนึ่ง

คลังสินค้ามีอีกไฟล์หนึ่ง

บัญชีมีเอกสารอีกชุดหนึ่ง

เมื่อข้อมูลอยู่ในระบบเดียวกัน การตรวจสอบ การอนุมัติ และการติดตามสถานะจะทำได้ง่ายขึ้น

ERPVal ช่วยจัดการงาน PR และ PO ได้อย่างไร

ERPVal มีโมดูล Purchase สำหรับจัดการงานจัดซื้ออย่างเป็นระบบ

ธุรกิจสามารถใช้ระบบเพื่อรองรับใบขอซื้อ PR ใบสั่งซื้อ PO ข้อมูล Supplier และประวัติการสั่งซื้อ

เมื่อเชื่อมกับโมดูล Inventory & Warehouse ธุรกิจสามารถตรวจสอบข้อมูลสต็อกก่อนตัดสินใจซื้อได้ดีขึ้น

เมื่อเชื่อมกับ Accounting ทีมบัญชีสามารถทำงานต่อจากเอกสารจัดซื้อได้เป็นระบบมากขึ้น

และเมื่อเชื่อมกับ Admin & Report ผู้บริหารสามารถดูภาพรวมการจัดซื้อและรายงานสำคัญได้ชัดเจนขึ้น

จุดสำคัญคือ ERPVal ไม่ได้มอง PR และ PO เป็นแค่เอกสาร

แต่มองเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานระหว่างแผนก

ตั้งแต่ความต้องการซื้อ การอนุมัติ การสั่งซื้อ การรับของ ไปจนถึงการตรวจสอบต้นทุน

ธุรกิจแบบไหนควรเริ่มใช้ PR และ PO ให้เป็นระบบ

ธุรกิจที่เริ่มมีรายการจัดซื้อจำนวนมาก

ธุรกิจที่มีหลายแผนกขอซื้อสินค้า

ธุรกิจที่มีหลายคลังสินค้า

ธุรกิจที่ต้องควบคุมต้นทุนวัตถุดิบหรือสินค้า

ธุรกิจที่มี Supplier หลายราย

ธุรกิจที่ฝ่ายบัญชีใช้เวลาตรวจสอบเอกสารซื้อนาน

ธุรกิจที่ผู้บริหารต้องการเห็นข้อมูลจัดซื้อชัดเจนขึ้น

หากธุรกิจเริ่มรู้สึกว่างานจัดซื้อใช้เวลาตามเอกสารมากเกินไป หรือไม่แน่ใจว่าต้นทุนจัดซื้อเกิดจากอะไรบ้าง นี่อาจเป็นสัญญาณว่าควรเริ่มวางระบบ PR และ PO ให้ชัดเจน

เริ่มต้นอย่างไรโดยไม่ทำให้งานประจำสะดุด

การเริ่มใช้ PR และ PO ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทุกอย่างในวันเดียว

ธุรกิจสามารถเริ่มจากรายการจัดซื้อหลักก่อน

เช่น สินค้าที่ซื้อประจำ วัตถุดิบหลัก อะไหล่สำคัญ หรือรายการที่มีมูลค่าสูง

จากนั้นค่อยกำหนดขั้นตอนให้ชัดเจน

ใครเป็นผู้ขอซื้อ

ใครเป็นผู้อนุมัติ

ฝ่ายจัดซื้อออก PO เมื่อไร

คลังรับของโดยอ้างอิงเอกสารใด

บัญชีตรวจสอบข้อมูลจากส่วนไหน

เมื่อกระบวนการเริ่มชัดเจน ทีมงานจะทำงานง่ายขึ้น และผู้บริหารจะเห็นข้อมูลจัดซื้อได้เป็นระบบมากขึ้น

สรุป

PR และ PO เป็นมากกว่าเอกสารในงานจัดซื้อ

PR ช่วยให้ธุรกิจควบคุมความต้องการซื้อจากภายใน

PO ช่วยให้การสั่งซื้อกับ Supplier ชัดเจนและตรวจสอบได้

เมื่อทั้งสองส่วนทำงานร่วมกัน ธุรกิจจะลดความสับสน ลดงานตามเอกสาร และมองเห็นต้นทุนจัดซื้อได้ดีขึ้น

สำหรับ SME ที่กำลังเติบโต การวางระบบจัดซื้อให้ชัดเจนตั้งแต่วันนี้ จะช่วยให้ธุรกิจพร้อมขยายตัวอย่างเป็นระบบมากขึ้น

ERPVal เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้ธุรกิจจัดการ PR, PO, Supplier, Inventory, Accounting และรายงานที่เกี่ยวข้องให้อยู่ในระบบเดียวกัน

หากธุรกิจของคุณเริ่มเจอปัญหาการจัดซื้อไม่เป็นระบบ หรือใช้เวลาตามข้อมูลมากเกินไป การเริ่มวางระบบ PR และ PO อาจเป็นจุดเริ่มต้นที่เหมาะสม